O componenta deosebit de importanta in cadrul platformei Academis este procesul de scolaritate. Aceasta are la baza sistemul University Management System, dezvoltat de catre compania The Red Point special pentru a satisface necesitatile organizationale ale institutiilor de invatamant superior si a asigura un management academic modern si performant.

Componenta de scolaritate a platformei Academis este o solutie software integrata care permite  administrarea eficienta a tuturor activitatilor, proceselor si fluxurilor existente in mediile universitare. Universitatile beneficiaza astfel de o solutie flexibila, adaptabila domeniului activitatii lor si care le confera un avantaj competitiv crescut datorita capabilitatilor sale:

• interfata intuitiva, usor de inteles si folosit  
• adaptata domeniului activitatii institutiilor de invatamant superior
• faciliteaza accesul la date in timp real
• permite interconectarea si utilizarea in comun a bazei de date de catre computere aflate in locatii diferite

Avantaje:

• informatii fidele si actualizate, prin existenta unei surse unice de date corecte si complete
• economisirea resursei timp, datorita automatizarii operatiilor si procesarii rapide a informatiilor
• eliminarea redundantei datelor si operatiilor
• structura modulara faciliteaza adaugarea sau detasarea de module si submodule
• arhitectura sistemului permite integrarea cu alte tipuri de aplicatii

Functionalitati:
Managementul scolaritatii acopera intr-o maniera integrata toate ariile de activitate specifice acesteia, asigurand o fluenta sporita si o integrare completa cu procesele si fluxurile reale existente in mediul universitar.  Solutia permite definirea si gestionarea proceselor si fluxurilor legate de:

• Managementul modului de organizare academico-didactica a universitatii
• Procesul de admitere in institutiile de invatamant superior
• Managementul ciclului de viata al studentilor
• Gestiunea examenelor finale si actelor de studii aferente
• Gestiunea si monitorizarea din punct de vedere financiar a studentilor
• Gestiunea burselor
• Gestionarea si monitorizarea intregului proces de cazare al studentilor
• Generarea de rapoarte si analize la nivel agregat sau detaliat

Procese cheie:
Definirea si gestionarea structurii academice

• ofera o modalitate flexibila de organizare a structurii academice
• gestionarea datelor de contact ale personalului universitatii
• posibilitatea definirii tipurilor de entitati din cadrul universitatii

Admiterea candidatilor

• asigura evidenta activa a sesiunii de admitere
• acorda sprijin comisiilor de admitere, a personalului din secretariate in realizarea muncii de sortare, studiere si clasificare a dosarelor candidatilor
• faciliteaza obtinerea in timp real a rapoartelor necesare in derularea procesului de admitere

Studenti

• gestiunea studentilor si a situatiilor financiare si scolare
• evidenta datelor personale ale acestora

Examene

• posibilitatea gestionarii tuturor fluxurilor si  proceselor legate de examene: organizarea si gestiunea sesiunilor de examene din fiecare an universitar, planificarea examenelor, inscrierea studentilor la examinari si gestionarea notelor obtinute de accestia

Taxe si plati

• monitorizarea in orice moment a obligatiilor financiare ale studentilor prin gestiunea si evidenta tuturor platilor efectuate de studentI
• posibilitatea definirii si inregistrarii oricarui tip de taxa ce poate fi platita in cadrul unei universitati
• asigurarea comunicarii intre casieriile si secretariatele universitatii facand posibila cunoasterea in orice moment a soldului unui student, indiferent de stadiul acestuia: candidat, student, absolvent, licentiate
• inregistrarea in sistem a documentelor de plata aferente taxelor universitare
• listarea automata a chitantelor in momentul in care este sunt inregistrate de catre casierii

Burse

• gestionarea tuturor tipurilor de burse existente in  mediul universitar
• posibilitatea stabilirii si repartizarii fondurilor de burse, pe facultati si colegii, in functie de aprobarile primite de la conducerea universitatii
• trasmiterea fisierelor de bursieri catre banca si emiterea de situatii cu cardurile studentilor

Cazare

• gestionarea si monitorizarea intregului proces de cazare a studentilor, in functie de optiunile si mediile lor
• adaptarea procesului de cazare la modificarile care apar de-a lungul anilor universitari in structura campusurilor si a caminelor acestora

Diplome

• posibilitatea gestionarii tuturor proceselor operationale legate de diplome: configurarea formatului de diploma, registre de evidenta a diplomelor si listarea automata a diplomelor de licenta, indiferent de formatul acestora

Acces web pentru studenti

• asigura integrarea web a informatiilor didactice, fapt ce usureaza munca personalului didactico-administrativ si reduce traficul de studenti de la secretariatele universitatii
• posibilitatea vizualizarii tuturor informatiilor privind situatiile scolare si financiare pe care studentii le-ar putea solicita secretariatelor universitatii

Rapoarte si analize

• asigurarea unui suport informational de calitate privind evolutia principalilor indicatori ai scolaritatii
• generarea de statistici si obtinerea de rapoarte curente de lucru, dedicate personalului didactico-administrativ
• obtinerea de rapoarte si situatii solicitate de catre Consiliile Militare Judetene, Ministerul Educatiei si Cultelor, Institutul National de Statistica etc.