Academis sustine cresterea calitatii proceselor ce implica documente si in special a executiei acestor procese, in cadrul institutiilor de invatamant superior, prin intermediul componentei de management de procese organizationale. Solutia Magnon supervizeaza executarea corecta a proceselor care implica documentele respective in cadrul universitatii si propune o strategie centralizata a documentelor pentru reducerea costurilor si cresterea productivitatii.

Magnon:

• fluidizeaza procesele interne destinate sa monitorizeze informatia si documentele
• imbunatateste timpii de procesare a documentelor si productivitatea
• reduce semnificativ costurile
• creaza, gestioneaza si arhiveaza orice tip de document

Avantaje:

• accelerarea proceselor legate de documente
• siguranta datelor
• indexare eficienta care asigura in orice moment acces la informatii
• reducerea cheltuielilor administrative
• este flexibil astfel incat sa fie adaptat oricarui tip de structura organizationala universitara

Functionalitati:
Serviciile de administrare a documentelor intr-o universitate, pe parcursul intregului ciclu de viata al acestora, sunt asigurate de componenta Magnon prin numeroasele functionalitati:

• Mentinerea arhivei electronice a documentelor care au trecut la un moment dat prin sistem
• Definirea proceselor de lucru care iau in calcul organigrama universitatii
• Permite generarea, importarea si manipularea de documente pe perioada executiei unui proces de lucru
• Posibilitatea de a putea implementa etape decizionale In timpul executarii proceselor
• Crearea standardizata a documentelor
• Standardizarea distributiei si circulatia informatiilor interne din universitate
• Asigurarea celor mai inalte standarde de securitate si confidentialitate
• Urmarirea etapelor executiei proceselor modelate in cadrul sistemului, evidentierea anomaliilor de executie si posibilitatea de a monitoriza si optimiza etapele prin care trebuie sa treaca un proces de lucru
• Obtinerea in timp real de statistici si situatii privind documentele rezolvate sau in lucru dupa diferite criterii
• Cautarea rapida a unui document dupa metainformatii: participanti la traseu, data emiterii, tipuri de semnaturi etc.
• Posibilitatea de versionare a documentelor, blocare/deblocare si accesul securizat la document in functie de drepturile asociate
• Management de organigrama si functii in universitate integrabilitate cu alte sisteme: SAP, suita MS Office si sistemul de operare Windows

Procese cheie:
Magnon sustine cresterea calitatii proceselor ce implica documente si in special a executiei acestor procese in cadrul unei institutii de invatamant superior prin:

• Implementarea rapida a fluxurilor si proceselor de lucru care implica procesare si manipulare de documente
• Posibilitatea de integrare cu alte sisteme existente in cadrul unei universitati
• Posibilitatea de a implementa cat mai fidel procesele de lucru in cadrul sistemului
• Asigurarea securitatii documentelor manipulate In cadrul unui proces in functie de nevoile de securitate existente in cadrul universitatii
• Usurinta in exploatarea sistemului si accesibilitatea acestuia din orice punct conectat la Internet (sau Intranetul institutiei)

MAGNON este o solutie flexibila care va ajuta sa faceti trecerea de la documente si organizari de documente din forma traditionala pe hartie (bibliorafturi, cutii cu dosare) in forma electronica.

Gestionarea intregului ciclu de viata al documentelor, de la crearea lor, numarul de versiuni realizate in maniera existentei mai multor utilizatori, stocarea tuturor versiunilor precum si realizarea si stocarea fluxului documentelor in cadrul institutiei, repartizarea la utilizatori si la organizatii externe, este o strategie ce va accelera accesul la informatie si va eficientiza modul de prelucrare al documentelor.